Cuánto cuesta contratar un administrativo en 2026 es una pregunta que la mayoría de las pymes responde mal, porque solo tienen en cuenta el salario bruto que van a pagar cada mes. Un fabricante de piezas de Alicante que calculó su nueva contratación así descubrió, tres meses después, que el coste real superaba en más de un 35% la cifra que había presupuestado, entre cotizaciones sociales, una baja médica de dos semanas y el tiempo que otro empleado dedicó a formar a la persona nueva.
Este artículo desglosa, con cifras oficiales de 2026, cuánto cuesta realmente contratar un administrativo: el salario, las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa y los costes que casi nunca aparecen en la calculadora inicial.
Cuánto cuesta contratar un administrativo en 2026: la cifra completa
Según la Encuesta Trimestral de Coste Laboral del INE correspondiente al primer trimestre de 2026, el coste laboral medio por trabajador y mes en España se situó en 3.278,01 euros, de los cuales 2.403,80 euros corresponden al coste salarial y el resto, 874,21 euros, a cotizaciones sociales y otros costes obligatorios a cargo de la empresa. Un puesto administrativo suele moverse en la parte media-baja de esa media, según convenio y comunidad autónoma.
| Concepto | Importe aproximado mensual |
|---|---|
| Salario bruto de un administrativo (convenio, según categoría y provincia) | 1.221 € – 1.700 € |
| Cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa (≈30,65%) | 374 € – 521 € |
| Coste bruto total para la empresa | 1.595 € – 2.221 € |
El salario mínimo interprofesional para 2026 está fijado por el Real Decreto 126/2026 en 1.221 euros mensuales en 14 pagas, lo que marca el suelo salarial de cualquier contratación; un puesto administrativo con funciones de gestión suele pagarse por encima de ese mínimo según el convenio de oficinas y despachos aplicable en cada comunidad autónoma.
Qué cotizaciones paga la empresa por un administrativo
El salario bruto que se pacta con la persona trabajadora no es lo que le cuesta a la empresa: encima hay que sumar las cotizaciones sociales que corren por cuenta del empresario. Para un contrato indefinido en el Régimen General, los tipos vigentes en 2026 son estos.
| Concepto | Tipo a cargo de la empresa |
|---|---|
| Contingencias comunes | 23,60% |
| Desempleo (contrato indefinido) | 5,50% |
| Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) | 0,20% |
| Formación profesional | 0,60% |
| Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) | 0,75% |
| Total aproximado a cargo de la empresa | ≈30,65% |
A esto se añade la cotización por contingencias profesionales (accidentes de trabajo y enfermedad profesional), cuyo tipo varía según la actividad de la empresa y suele moverse entre el 1% y el 2% adicional para puestos de oficina de bajo riesgo.
Los costes ocultos que no aparecen en la nómina
El salario y las cotizaciones son la parte visible, pero no la única. Antes de contratar conviene sumar también estos conceptos, que rara vez se incluyen en el presupuesto inicial:
- Vacaciones y días festivos, que se pagan sin que la persona produzca durante ese tiempo.
- Bajas por enfermedad o accidente, que en muchos convenios obligan a complementar la prestación de la Seguridad Social.
- El tiempo de otra persona del equipo dedicado a seleccionar, formar y supervisar a la persona nueva durante sus primeros meses.
- El equipo, software y licencias necesarios para que pueda trabajar desde el primer día.
- La indemnización por despido o fin de contrato si la relación laboral no continúa.
Puedes calcular esta cifra completa para tu caso concreto, con tu convenio y tu comunidad autónoma, en nuestra calculadora de coste de un empleado; suele sorprender a quien contrata por primera vez lo lejos que queda el coste real del salario que figura en la oferta.
Contratar un administrativo o automatizar el backoffice
No todas las tareas administrativas necesitan a una persona a jornada completa. Muchas pymes contratan a un administrativo para cubrir tareas muy concretas y repetitivas: emitir presupuestos, pasar facturas, conciliar movimientos bancarios o trasladar información entre el CRM y la contabilidad. Cuando el volumen de estas tareas no llega para justificar un puesto completo, o cuando lo que falla es la falta de tiempo del equipo actual para hacerlas bien, automatizar esa parte del backoffice suele salir más a cuenta que sumar una nómina completa.
Puedes ver cómo lo planteamos, sin sustituir a tu equipo sino quitándole las tareas más repetitivas, en Empleado IA gestionado. Y si lo que quieres es comparar cifra contra cifra antes de decidir, nuestro artículo sobre la rentabilidad de automatizar procesos administrativos entra en el detalle de esa comparación.
Cómo calcular el coste real antes de contratar
1. Parte del salario bruto de convenio, no del neto que verá la persona
El neto que percibe el trabajador no sirve para presupuestar: la empresa paga sobre el bruto, más las cotizaciones. Consulta el convenio de oficinas y despachos aplicable en tu provincia para conocer el mínimo real de la categoría que vas a contratar.
2. Suma las cotizaciones sociales completas
Aplica el 30,65% aproximado del apartado anterior sobre el salario bruto, y añade el tipo de accidentes de trabajo correspondiente a tu actividad.
3. Añade una provisión para bajas, vacaciones y rotación
Aunque no ocurran todos los meses, son costes esperables a lo largo de un año. Provisionar un 5-10% adicional sobre el coste bruto suele acercarse bastante a la realidad.
4. Compara con el coste de automatizar solo esas tareas
Antes de firmar el contrato, merece la pena hacer un diagnóstico gratuito de tu backoffice para saber qué parte del trabajo que iba a hacer esa persona se puede automatizar hoy mismo, y contratar solo para lo que de verdad necesita criterio humano.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta contratar un administrativo en 2026 con todo incluido?
Sumando salario de convenio y cotizaciones sociales a cargo de la empresa (≈30,65% en un contrato indefinido), el coste bruto mensual suele moverse entre 1.600 y 2.200 euros según categoría y comunidad autónoma, sin contar vacaciones, posibles bajas ni el tiempo de formación inicial.
¿El salario mínimo interprofesional afecta al sueldo de un administrativo?
Sí, marca el suelo legal: en 2026 el SMI es de 1.221 euros mensuales en 14 pagas. Ningún salario, incluido el de un administrativo, puede quedar por debajo de esa cifra, aunque el convenio de oficinas y despachos suele fijar mínimos superiores según la categoría.
¿Qué cotizaciones paga la empresa además del salario de un administrativo?
Contingencias comunes (23,60%), desempleo (5,50% en contrato indefinido), FOGASA (0,20%), formación profesional (0,60%) y el Mecanismo de Equidad Intergeneracional (0,75%), además del tipo de accidentes de trabajo según la actividad de la empresa.
¿Compensa más contratar un administrativo o automatizar esas tareas?
Depende del volumen de trabajo. Si las tareas son repetitivas y no llenan una jornada completa, automatizar suele salir más a cuenta que asumir el coste fijo de una nómina. Si se necesita criterio humano constante y trato directo con clientes o proveedores, contratar sigue siendo la opción adecuada.
¿Cómo sé qué salario de administrativo tengo que ofrecer en 2026?
Consulta el convenio colectivo de oficinas y despachos vigente en tu comunidad autónoma, que fija tablas salariales mínimas por categoría profesional. Los importes varían de forma notable entre provincias, así que conviene comprobarlo antes de publicar la oferta.