Todavía hoy muchas pymes buscan en internet las obligaciones del libro de visitas de la Inspección de Trabajo, cuando ese libro dejó de existir hace casi diez años. La confusión tiene explicación: durante décadas, tener el libro sellado y a mano fue uno de los primeros gestos administrativos al abrir un negocio, y aún circulan plantillas y guías que hablan de él como si siguiera vigente.
La realidad en 2026 es otra: ninguna empresa tiene que comprar, diligenciar ni conservar un libro de visitas, ni en papel ni en formato electrónico. Lo que sí existe -y lo que de verdad puede complicar una visita- es la documentación laboral y de Seguridad Social que un inspector puede pedir sobre la marcha. En este artículo vemos qué cambió, qué exige hoy la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) y cómo tener esa documentación lista sin dedicarle una tarde entera cada vez que se anuncia una visita.
¿Sigue siendo obligatorio el libro de visitas de la Inspección de Trabajo?
No. La Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, eliminó la obligación de adquirir y diligenciar libros de visitas, tanto en papel como en formato electrónico. Un año después, la Orden ESS/1452/2016 confirmó la supresión y reguló el sistema que la sustituyó: la diligencia de actuación.
En la práctica, esto significa que ningún inspector va a pedirte hoy el libro de visitas al llegar a tu negocio. Si todavía conservas uno de una inspección antigua, puedes guardarlo como parte de tu archivo histórico, pero no tienes que mostrarlo, actualizarlo ni justificar que no lo tienes.
El cambio no fue un simple gesto de simplificación administrativa: respondió también a que la mayoría de actuaciones de la Inspección ya se gestionaban de forma electrónica, y mantener un libro físico en paralelo carecía de sentido práctico.
Qué cambió con la Orden ESS/1452/2016: la diligencia de actuación
La Orden ESS/1452/2016, de 10 de junio, regula el modelo de diligencia que el inspector extiende en cada visita o actuación comprobatoria. En lugar de anotar la visita en un libro que se quedaba en la empresa, el propio inspector redacta la diligencia, se queda con el original y entrega o notifica una copia a la empresa.
Esa copia no es un papel para archivar sin más: la empresa debe conservarla a disposición de la Inspección durante cinco años desde la fecha de emisión. Si en una comprobación posterior no puedes localizar las diligencias de visitas anteriores, el inspector puede interpretarlo como una falta de organización documental, aunque no exista sanción específica por la ausencia del antiguo libro.
El propio Ministerio de Trabajo explica el procedimiento vigente en su web: no es obligatorio disponer de libro de visitas físico ni electrónico, y las diligencias se emiten y notifican por medios electrónicos siempre que sea posible.
Qué documentación debe tener lista una pyme ante una visita de la ITSS
Aunque el libro de visitas haya desaparecido, una inspección de trabajo sigue centrándose en comprobar que la documentación laboral y de Seguridad Social está en regla. Esto es lo que un inspector pide con más frecuencia al llegar a una pyme:
- Contratos de trabajo vigentes y comunicaciones de alta/baja de toda la plantilla.
- Recibos de liquidación de cotizaciones (RLC) y relación nominal de trabajadores (RNT) de los últimos meses.
- Nóminas y justificantes de pago de salarios.
- Registro de jornada diario de cada persona trabajadora, con hora de entrada y de salida.
- Registro retributivo, obligatorio desde abril de 2021 para empresas de cualquier tamaño.
- Evaluación de riesgos laborales y planificación de la actividad preventiva.
| Documento | Normativa de referencia | Plazo de conservación habitual |
|---|---|---|
| Contratos y altas/bajas en Seguridad Social | Estatuto de los Trabajadores / TGSS | Mientras dure la relación laboral y 4 años después |
| Registro de jornada diario | Real Decreto-ley 8/2019 | 4 años |
| Registro retributivo | Real Decreto 902/2020 | Anual, con histórico accesible |
| Diligencias de actuación de la ITSS | Orden ESS/1452/2016 | 5 años desde su emisión |
| Evaluación de riesgos laborales | Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales | Mientras esté vigente y su histórico |
Cómo se desarrolla habitualmente una visita de la ITSS
La mayoría de visitas de la Inspección de Trabajo no se anuncian con antelación: el inspector puede presentarse directamente en el centro de trabajo, identificarse y pedir acceso a las instalaciones y a la documentación. En otros casos, la actuación se inicia por requerimiento escrito, dando un plazo para aportar documentos concretos sin necesidad de que el inspector se desplace físicamente.
En ambos casos, lo habitual es que se revise una muestra de la plantilla -no siempre a todo el personal- y se comparen los datos declarados (altas, jornada, salarios) con la realidad observada: quién está trabajando en ese momento, qué horario cumple y qué tareas realiza. Las discrepancias entre lo documental y lo observado son, en la práctica, el origen de la mayoría de actas de infracción.
El registro de jornada, el documento que más falla
Desde 2019 toda empresa debe llevar un registro de jornada diario que sea objetivo, fiable y accesible, y conservarlo durante cuatro años. La norma no exige un sistema concreto -sirve papel, hoja de cálculo o software- siempre que cumpla esos requisitos, aunque en 2026 se sigue tramitando una reforma para hacer obligatorio el fichaje digital y prohibir el papel y el Excel; a fecha de publicación de este artículo esa reforma todavía no ha entrado en vigor, así que el marco de 2019 sigue siendo el vigente.
Si todavía llevas el control horario en papel o en una hoja suelta, merece la pena revisar cómo implementar un registro horario que ya cumpla los requisitos actuales antes de que la reforma se apruebe, para no tener que migrar dos veces.
Qué pasa si la documentación no está en regla
Al no existir ya el libro de visitas, no hay sanción por «no tenerlo». Las sanciones actuales se aplican por incumplimientos concretos detectados durante la visita, y se gradúan según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
Por ejemplo, no llevar el registro de jornada está tipificado como infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS), con multas que van de 751 a 7.500 euros por centro de trabajo, y que pueden agravarse en caso de reincidencia. Las infracciones leves en materia de relaciones laborales -documentación incompleta o defectos formales- se mueven en una horquilla de 70 a 750 euros, mientras que en materia de prevención de riesgos las cuantías son sensiblemente más altas.
El importe final depende de la gravedad, la intencionalidad, el número de trabajadores afectados y si existían requerimientos previos de la Inspección sin atender. Por eso conviene ver estas visitas como una comprobación recurrente y no como un trámite puntual: lo que se paga no es la visita, sino la documentación que no estaba lista cuando llegó.
Cómo tener esta documentación lista sin dedicarle un día entero
La mayoría de pymes no fallan por desconocer la norma, sino porque la documentación vive repartida entre correos, carpetas personales y aplicaciones distintas de nóminas, fichaje y facturación. Cuando esos datos se generan y se archivan de forma automática -altas, nóminas, fichajes, registro retributivo- en lugar de recopilarse a mano cada vez que hace falta, una visita deja de ser una emergencia. Puedes calcular en la herramienta de coste de un empleado cuánto tiempo administrativo dedica hoy tu equipo a mantener esta documentación al día.
Un empleado IA de backoffice puede encargarse de mantener ordenados y accesibles los documentos que la ITSS suele pedir -contratos, registro de jornada, nóminas, registro retributivo- y avisarte si detecta algo desactualizado, sin que tengas que revisarlo carpeta por carpeta. Si quieres ver cómo encajaría en tu operativa concreta, puedes reservar un diagnóstico gratuito o revisar cómo funciona el servicio de empleado IA gestionado.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que comprar un libro de visitas para mi negocio en 2026?
No. Desde la Orden ESS/1452/2016 no existe esa obligación, ni en papel ni en formato electrónico. Si un proveedor o gestoría te lo sigue ofreciendo como trámite obligatorio, no lo es: la Inspección de Trabajo usa hoy el sistema de diligencias de actuación.
¿Qué es la diligencia de actuación que sustituye al libro de visitas?
Es el documento que redacta el propio inspector tras una visita o comprobación, y del que la empresa recibe una copia. Hay que conservar esa copia a disposición de la ITSS durante cinco años desde su emisión.
¿Qué documentos pide con más frecuencia un inspector de trabajo?
Contratos y altas/bajas en Seguridad Social, RLC y RNT de cotización, nóminas, registro de jornada, registro retributivo y evaluación de riesgos laborales. La mayoría de requerimientos se centran en estos seis puntos.
¿Es obligatorio el registro de jornada digital en 2026?
No todavía. La reforma que obligaría a fichar de forma exclusivamente digital sigue en tramitación y no ha entrado en vigor. Hoy sigue siendo válido cualquier sistema -papel, hoja de cálculo o software- que sea objetivo, fiable, accesible y se conserve durante cuatro años.
¿Qué pasa si no encuentro las diligencias de visitas anteriores?
No hay una sanción específica por esa ausencia, pero puede interpretarse como una falta de organización documental y complicar la comprobación. Conviene archivarlas junto al resto de documentación laboral, no de forma suelta.
¿Qué sanción tiene no llevar el registro de jornada?
Está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 euros por centro de trabajo, que pueden aumentar en caso de reincidencia.