Cuánto cuesta un administrativo de RRHH es la pregunta que se hace cualquier pyme que gestiona altas, bajas, contratos y nóminas a mano: contratar a una persona dedicada a esas tareas cuesta, de media, entre 25.000 y 35.000 euros brutos al año en España en 2026, sumando salario, Seguridad Social y los costes que casi nadie presupuesta por adelantado. La cifra final depende del número de empleados que gestiona el puesto, si incluye selección y formación, y si el puesto asume también la relación con la gestoría externa.
Este artículo desglosa ese coste con los datos oficiales vigentes en 2026 y explica qué parte del trabajo de RRHH —altas y bajas en la Seguridad Social, partes de incapacidad temporal, control de vacaciones o coordinar al equipo por WhatsApp y correo— puede asumir hoy un empleado IA de backoffice, sin que eso signifique prescindir de la persona que negocia y decide.
Qué hace un administrativo de RRHH y cuánto cobra
Un administrativo de RRHH se encarga de tramitar altas y bajas de empleados en la Seguridad Social, preparar y revisar nóminas junto a la gestoría, gestionar contratos y sus prórrogas, controlar vacaciones y ausencias, y hacer seguimiento de los partes de baja por enfermedad o accidente. En España, un perfil con experiencia media en este puesto cobra un salario bruto anual de entre 19.000 y 27.000 euros, con perfiles junior cerca del Salario Mínimo Interprofesional y puestos que incluyen selección de personal o relación directa con varias gestorías por encima de esa franja.
El Salario Mínimo Interprofesional para 2026 es de 1.221 euros mensuales en 14 pagas (17.094 euros al año), según el Real Decreto 126/2026 publicado en el BOE, lo que marca el suelo salarial de cualquier contratación, incluida la de un administrativo de RRHH junior.
Para ver el desglose completo del coste de un perfil administrativo genérico, mes a mes y con los tipos vigentes este año, puedes consultar nuestro análisis sobre cuánto cuesta un administrativo en España, o calcular directamente tu caso con la calculadora de coste de empleado.
Lo que añaden las cotizaciones sociales en 2026
Sobre el salario bruto, la empresa paga cotizaciones sociales que en 2026 suman alrededor del 30,65% del salario en un contrato indefinido a tiempo completo del Régimen General. Por cada 23.000 euros brutos anuales, eso son unos 7.050 euros adicionales que la empresa desembolsa solo en Seguridad Social, antes de contar nada más.
| Concepto | Tipo a cargo de la empresa (2026) |
|---|---|
| Contingencias comunes | 23,60% |
| Desempleo (contrato indefinido) | 5,50% |
| Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) | 0,75% |
| FOGASA | 0,20% |
| Formación profesional | 0,60% |
Estos tipos están recogidos en la Orden PJC/297/2026, de 30 de marzo, de cotización a la Seguridad Social. El tipo de desempleo sube al 6,70% en contratos temporales, algo habitual cuando se refuerza RRHH solo en campañas de alta rotación o procesos de selección puntuales.
Con estos porcentajes, un salario bruto de 23.000 euros anuales se convierte en un coste real cercano a los 30.050 euros para la empresa, sin contar todavía vacaciones, bajas ni selección.
Los costes ocultos: vacaciones, bajas y rotación en RRHH
Un administrativo de RRHH trabaja, de media, entre 210 y 220 días efectivos al año una vez descontadas vacaciones, festivos y bajas por enfermedad común, un impacto que hemos calculado con detalle en qué cuestan las vacaciones y bajas de un administrativo: la empresa sigue pagando el salario completo esos días sin recibir el trabajo correspondiente.
A eso se suma el coste de selección y formación: encontrar a alguien que conozca el convenio colectivo aplicable, los plazos de cada trámite ante la Seguridad Social y las particularidades de cada contrato lleva semanas. Un despacho de gestión en Burgos que forma a su administrativo de RRHH durante dos meses y lo pierde al año pierde también el conocimiento acumulado sobre cada empleado, cada contrato en vigor y cada plazo pendiente de renovación.
El riesgo de concentrar altas, bajas y nóminas en una sola persona
Cuando toda la gestión de personal pasa por una única persona, cualquier baja o vacaciones suya se traduce en altas que se retrasan, partes que no se comunican a tiempo o nóminas que se revisan con prisa a última hora. Los plazos además se han endurecido recientemente: desde agosto de 2026, el Real Decreto 643/2026, de 29 de julio, amplió de 3 a 6 días naturales el plazo para comunicar a la Seguridad Social la baja de un trabajador, lo que da algo más de margen pero no elimina el riesgo de que el trámite se retrase si la única persona que lo gestiona no está disponible.
Coste total anual de un administrativo de RRHH
Sumando salario bruto, cotizaciones, vacaciones, bajas medias y selección y formación prorrateada, un administrativo de RRHH en una pyme española tiene un coste total anual que se mueve, según el perfil y el número de empleados que gestiona, entre 25.000 y 35.000 euros.
- Salario bruto más cotizaciones: entre el 100% y el 131% del salario pactado, según tipo de contrato
- Vacaciones y festivos: entre un 12% y un 15% de los días laborables del año sin producción efectiva
- Bajas por enfermedad común: variable según sector, pero rara vez cero
- Selección y formación inicial: entre 1.500 y 4.000 euros por contratación
- Riesgo de depender de una sola persona para altas, bajas y nóminas de toda la plantilla
Esa es la cifra que hay que comparar con cualquier alternativa, ya sea contratar, externalizar en una gestoría o automatizar buena parte de las tareas repetitivas del puesto.
Qué parte de RRHH puede asumir un empleado IA
Una parte importante del trabajo de RRHH no requiere criterio ni negociación: tramitar el alta de un nuevo empleado en cuanto llega su contrato firmado, registrar un parte de baja en cuanto lo envía el trabajador, avisar de que una prórroga de contrato vence en unos días o recopilar las horas del mes para la gestoría son tareas repetitivas que un empleado IA de backoffice puede asumir sin perder ni un plazo.
Uno de los puntos donde más se pierde tiempo es en el traspaso de datos entre el parte de bajas o el control de vacaciones y el programa de nóminas, sobre todo cuando la gestoría es externa. Puedes ver cómo se resuelve ese traspaso en sincronizar nóminas con la contabilidad general de la empresa.
Una asesoría laboral de ocho empleados en Zamora tenía a media persona dedicada solo a recopilar partes de baja, vacaciones pedidas por WhatsApp y horas trabajadas para enviárselo todo a la gestoría a final de mes. Automatizar esa recopilación no eliminó el puesto: la persona pasó a dedicarse a resolver dudas de los empleados y a revisar que cada nómina reflejara bien lo pactado, que es donde su criterio sí aportaba valor frente a recopilar datos uno a uno.
Contratar, automatizar o combinar ambas cosas
La decisión rara vez es binaria. Muchas pymes mantienen a una persona para las decisiones que requieren criterio —selección, relación con la gestoría, resolución de incidencias con empleados— y automatizan el resto: recopilación de partes, avisos de vencimiento de contratos, control de vacaciones y traspaso de datos a nóminas, con un empleado IA que trabaja todos los días del año, sin bajas ni vacaciones.
Ese modelo gestionado, en el que IberClaw diseña, instala y mantiene el empleado IA adaptado a los sistemas que ya usa tu empresa, se explica con más detalle en cómo funciona el empleado IA gestionado.
Cómo lo haría un empleado IA
Un empleado IA de IberClaw trabaja con su propio usuario en tus programas, recibe el trabajo por correo, WhatsApp o Telegram y lo ejecuta. Para un caso como este se encargaría, por ejemplo, de:
- Seguir los presupuestos y facturas pendientes
- Clasificar y archivar documentos
- Cargar las facturas de compra en tu programa de contabilidad
- Conciliar cobros y pagos contra el banco
Prepara y ejecuta lo rutinario, pero no mueve dinero ni presenta nada oficial sin la aprobación de una persona de tu empresa, y todo queda en su diario de trabajo. Lo explicamos en Seguridad y RGPD.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un administrativo de RRHH en España en 2026?
El coste total anual, sumando salario bruto, cotizaciones sociales, vacaciones, bajas y selección, suele moverse entre 25.000 y 35.000 euros al año, dependiendo del número de empleados que gestione el puesto y de si incluye selección de personal.
¿Qué parte del salario de un administrativo de RRHH son cotizaciones sociales?
En 2026, las cotizaciones a cargo de la empresa suman alrededor del 30,65% del salario bruto en un contrato indefinido a tiempo completo, repartidas entre contingencias comunes, desempleo, MEI, FOGASA y formación profesional.
¿Compensa contratar solo para gestionar altas, bajas y nóminas?
Si esa es la única función del puesto, suele compensar más automatizar la recopilación de partes, el control de vacaciones y el traspaso de datos a la gestoría, y reservar el tiempo de una persona para la selección y la relación con los empleados, que es donde su criterio aporta más valor.
¿Un empleado IA sustituye al administrativo de RRHH actual?
No necesariamente. En la mayoría de los casos, el empleado IA se encarga de la parte repetitiva (altas, bajas, partes, avisos de vencimiento) y la persona se dedica a la selección, la resolución de incidencias y la relación con la gestoría.
¿Qué pasa si la persona de RRHH está de baja o de vacaciones?
Es uno de los riesgos más habituales cuando una sola persona concentra toda la gestión de personal: las altas se retrasan y los partes se acumulan sin tramitar. Automatizar la parte operativa reduce ese riesgo porque el trabajo no depende de que una persona concreta esté disponible.
¿Cómo calculo el coste real de contratar para RRHH en mi empresa?
Puedes usar una calculadora que aplique los tipos de cotización vigentes sobre el salario bruto que manejas, y sumarle una estimación de vacaciones, bajas y coste de selección para obtener el coste total anual real de la contratación.