Cuánto cuesta contratar a alguien para preparar y perseguir presupuestos es la pregunta que se hace casi cualquier pyme en la que las ofertas comerciales se escriben a mano, cliente a cliente, y nadie tiene tiempo de llamar para preguntar si el cliente ha dicho sí. El cálculo rápido es el salario bruto que aparece en la oferta de empleo, pero ese número no refleja lo que de verdad paga la empresa ni lo que ocurre cuando esos presupuestos se quedan sin seguimiento.
El coste real incluye la Seguridad Social a cargo de la empresa, las vacaciones y bajas que se pagan sin que esa persona envíe ni cierre ningún presupuesto, y el tiempo de aprendizaje hasta que conoce el catálogo, los precios y los clientes habituales. Esa es la cuenta que conviene hacer antes de decidir si contratar o automatizar esta tarea concreta.
Qué perfil prepara y persigue presupuestos en una pyme, y qué cobra
En la mayoría de pymes no existe un puesto que se llame literalmente "gestor de presupuestos"; la tarea recae en un administrativo comercial o en la propia persona de ventas, que reparte su jornada entre preparar la oferta, enviarla y acordarse de volver a escribir al cliente unos días después. Cuando el volumen crece, esa dedicación informal deja de ser sostenible y la pyme se plantea contratar a alguien que se encargue solo de eso.
El convenio colectivo de oficinas y despachos, que suele aplicarse a este perfil cuando no hay uno más específico del sector, sitúa a un administrativo comercial entre los 1.400 y los 1.900 euros brutos mensuales según la autonomía que tenga para fijar condiciones, aplicar descuentos o negociar plazos de entrega sin consultar a nadie más.
En 2026 el Salario Mínimo Interprofesional está en 1.221 euros brutos al mes en catorce pagas, 17.094 euros brutos al año, y marca el suelo legal por debajo del cual no puede contratarse a nadie a jornada completa, ni siquiera al perfil más junior. Una pyme que quiera cubrir esta tarea en serio, y no solo repartirla entre quien tenga un hueco, suele acabar ofreciendo un sueldo por encima de ese mínimo.
Este rango coincide con lo que ya detallamos en cuánto cuesta un administrativo en España, donde desglosamos el coste según jornada completa o parcial; aquí nos centramos en el caso concreto de dedicar esa contratación a presupuestos y a su seguimiento comercial. La calculadora de coste de un empleado permite repetir ese cálculo con el sueldo que te plantees ofrecer.
El coste real: del salario bruto al coste de empresa
Sobre el salario bruto, la empresa cotiza a la Seguridad Social por varias contingencias: comunes, desempleo, formación profesional y el Fondo de Garantía Salarial, además de accidentes de trabajo según la actividad.
| Contingencia | Tipo a cargo de la empresa (2026) |
|---|---|
| Contingencias comunes | 23,60% |
| Desempleo (contrato indefinido) | 5,50% |
| Formación profesional | 0,60% |
| FOGASA | 0,20% |
| Total aproximado (sin AT/EP) | ≈ 29,90% |
Estos porcentajes los fija la Orden PJC/297/2026, de 30 de marzo, publicada en el BOE. Sumando entre 1 y 1,5 puntos de accidentes de trabajo para un puesto de oficina, el coste empresarial total ronda entre el 31% y el 32% sobre el salario bruto.
Con un salario de 1.600 euros brutos mensuales en catorce pagas, esta persona cuesta a la empresa, solo en salario y Seguridad Social, alrededor de 29.500 euros brutos al año. Esa cifra no incluye todavía los días de vacaciones ni las bajas, que se siguen pagando sin que se envíe ni se cierre ningún presupuesto durante ese tiempo.
El Salario Mínimo Interprofesional para 2026 queda fijado por el Real Decreto 126/2026, de 18 de febrero, con efectos desde el 1 de enero de ese año.
Lo que no sale en la nómina: presupuestos que se quedan sin respuesta
El coste salarial es solo una parte. Contratar a alguien nuevo implica un periodo de aprendizaje, de uno a tres meses, hasta que domina el catálogo, los precios por volumen y los clientes con condiciones especiales; durante ese tiempo los presupuestos tardan más en salir y contienen más errores de los que aparecerán después.
Pero el coste que de verdad pesa en la cuenta de resultados es otro: el de los presupuestos que se envían y nunca se vuelven a mencionar. Un fabricante de carpintería metálica en Alicante que envía cuarenta presupuestos al mes y solo hace seguimiento de los diez más grandes está dejando sin respuesta a treinta clientes que, simplemente, no recibieron una segunda llamada antes de decidirse por otro proveedor.
Ese tipo de fuga, que no aparece en ninguna nómina ni en ningún asiento contable, es justo lo que desglosamos en seguimiento automático de presupuestos pendientes: cuánto se pierde por no volver a escribir a tiempo, y qué parte de ese seguimiento puede hacerse sin que nadie tenga que acordarse manualmente.
A esto se suma el tiempo que esta persona dedica a tareas que no son estrictamente presupuestos: localizar el último precio acordado con un cliente, revisar si una oferta anterior sigue vigente o copiar datos de un pedido a otro sistema. Ese reparto de horas administrativas es el que medimos en cuánto tiempo pierde una pyme en tareas administrativas, desglosado por tipo de tarea.
Qué cambia si se automatiza la preparación y el seguimiento de presupuestos
Automatizar esta tarea no significa prescindir de la persona que hoy prepara los presupuestos, sino quitarle la parte mecánica: generar la oferta a partir de una plantilla con los precios y condiciones ya cargados, enviarla por el canal que use cada cliente y lanzar un recordatorio automático a los pocos días si no hay respuesta, antes de que el cliente se olvide o elija a otro proveedor.
Ya explicamos cómo montar ese envío inicial en cómo automatizar el envío de presupuestos a clientes; la parte del seguimiento posterior es la que marca la diferencia entre un presupuesto que se cierra y uno que se pierde por simple olvido.
Lo que queda para una persona es la parte que sí requiere criterio: ajustar precio o plazo en una negociación concreta, resolver una condición especial de un cliente importante o decidir cuándo insistir y cuándo no. Esa es la diferencia entre pagar un sueldo completo por tareas repetitivas o reservarlo para las decisiones que de verdad necesitan a alguien con criterio comercial.
Cómo decidir entre contratar, repartir la tarea o automatizar
No hay una respuesta única; depende del volumen de presupuestos que se emiten al mes, de cuánto tiempo se dedica hoy a cada uno y de qué parte de ese tiempo es realmente repetitiva. Algunas preguntas ayudan a decidir:
- ¿Cuántos presupuestos se envían al mes y cuántos se quedan sin una segunda llamada o un recordatorio?
- ¿Qué porcentaje de presupuestos enviados se acaba convirtiendo en venta, y cuánto cambiaría si se hiciera seguimiento del cien por cien?
- ¿Qué pasa hoy con los presupuestos cuando la persona que los lleva está de vacaciones o con exceso de trabajo?
- ¿El volumen crece de forma estacional, con picos que hoy se cubren a base de horas sueltas de quien tenga margen?
La calculadora de coste de un empleado permite introducir el sueldo bruto que se plantea ofrecer y ver de un vistazo el coste total anual, Seguridad Social incluida, para comparar esa cifra con la de automatizar la preparación y el seguimiento de presupuestos antes de decidir qué camino conviene a tu pyme.
Cómo lo haría un empleado IA
Un empleado IA de IberClaw trabaja con su propio usuario en tus programas, recibe el trabajo por correo, WhatsApp o Telegram y lo ejecuta. Para un caso como este se encargaría, por ejemplo, de:
- Preparar presupuestos y facturas de venta con tus tarifas
- Cargar las facturas de compra en tu programa de contabilidad
- Conciliar cobros y pagos contra el banco
- Avisar de lo que queda sin facturar o sin cobrar
Prepara y ejecuta lo rutinario, pero no mueve dinero ni presenta nada oficial sin la aprobación de una persona de tu empresa, y todo queda en su diario de trabajo. Lo explicamos en Seguridad y RGPD.
Solicita una demoPreguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta realmente contratar a alguien solo para presupuestos y su seguimiento?
Con un salario de 1.600 euros brutos mensuales en catorce pagas, y entre un 31% y un 32% adicional de Seguridad Social a cargo de la empresa en 2026, el coste ronda los 29.500 euros brutos al año, sin contar formación inicial ni el efecto de vacaciones, bajas o rotación.
¿Qué perfil se encarga normalmente de preparar y perseguir presupuestos en una pyme?
Lo habitual es un administrativo comercial o la propia persona de ventas, que reparte su jornada entre redactar la oferta, enviarla y hacer el seguimiento. Solo cuando el volumen crece mucho se plantea una contratación dedicada solo a esta tarea.
¿Automatizar el seguimiento de presupuestos significa prescindir de esa persona?
No. Se automatiza la parte repetitiva, como generar la oferta desde una plantilla y lanzar recordatorios si no hay respuesta, y la persona se queda con la negociación, las condiciones especiales y las decisiones que sí requieren criterio comercial.
¿Qué pasa si no se hace seguimiento de los presupuestos enviados?
Una parte de los clientes simplemente no vuelve a escribir y acaba decidiéndose por otro proveedor, no porque el presupuesto fuera peor, sino porque nadie insistió a tiempo. Esa venta perdida no aparece en ningún informe, pero sí en la facturación del mes.
¿Compensa automatizar si el volumen de presupuestos es bajo?
Si se envían pocos presupuestos al mes, puede bastar con que la persona que ya los prepara use recordatorios automáticos como apoyo, sin necesidad de una contratación nueva. Automatizar compensa sobre todo cuando el volumen empieza a hacer que el seguimiento manual se quede corto.
¿Cuánto tarda en notarse el ahorro de automatizar frente a contratar?
El ahorro de tiempo se nota desde las primeras semanas, porque enviar la oferta y lanzar el recordatorio son tareas inmediatas de automatizar. El efecto en ventas recuperadas por un mejor seguimiento suele verse con claridad a partir del segundo mes.