Las sanciones por no llevar registro de jornada son una de las contingencias más frecuentes en las visitas de la Inspección de Trabajo a pymes españolas, y no hace falta que exista mala fe: basta con llevar los horarios en la cabeza, en un cuaderno que nadie actualiza o en un Excel que no refleja la realidad. Desde 2019 todas las empresas, sin excepción de tamaño ni sector, están obligadas a registrar diariamente la hora de entrada y salida de cada trabajador, y no hacerlo se considera una infracción grave con consecuencias económicas concretas.
En una gestoría de Valladolid que atiende a más de sesenta pymes, los técnicos laborales cuentan que la pregunta que más repiten sus clientes no es si el registro es obligatorio, sino qué pasa si la Inspección llega y no lo encuentra en condiciones. Este artículo responde a eso: qué dice la ley exactamente, cuánto puede costar el incumplimiento, y qué opciones hay para llevarlo sin que se convierta en una tarea manual más que se acaba abandonando a los tres meses.
Qué obliga la ley hoy mismo (y qué no obliga todavía)
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a toda empresa a garantizar el registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, con el horario concreto de inicio y fin de cada jornada. La norma no exige un sistema digital: admite cualquier medio, siempre que sea fiable, objetivo y accesible para la propia plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Un papel firmado a diario, una hoja de cálculo compartida o un fichaje electrónico son igualmente válidos siempre que reflejen la realidad.
Conviene aclarar una confusión habitual: a fecha de este artículo, el registro horario exclusivamente digital sigue sin ser obligatorio como tal. El Gobierno prepara un Real Decreto específico para exigir sistemas digitales interoperables con la Inspección, pero el Consejo de Estado emitió un dictamen crítico en marzo de 2026 y el texto se retrasó hasta septiembre de 2026 para su reelaboración. Mientras ese decreto no entre en vigor, la obligación vigente sigue siendo la de 2019: registrar la jornada de forma fiable, por el medio que la empresa elija.
Si quieres entender ese proceso normativo con más detalle —qué cambiará cuando el registro digital sea obligatorio y qué plazo de adaptación previsiblemente habrá— lo explicamos en nuestra guía sobre el registro de jornada digital obligatorio. Este artículo se centra en lo que ya es exigible hoy y en lo que arriesgas si no lo cumples.
Cuánto cuestan las sanciones por no llevar registro de jornada
El incumplimiento del registro de jornada está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), aprobada por el Real Decreto Legislativo 5/2000. El artículo 40.1.a de esa misma norma fija la cuantía de las infracciones graves en tres grados: de 751 a 1.500 euros en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 euros en grado medio, y de 3.751 a 7.500 euros en grado máximo.
El grado que aplica el inspector no es aleatorio. La ley obliga a graduar la sanción según criterios como la negligencia o intencionalidad, el número de trabajadores afectados, el perjuicio causado, la existencia de un plan de cumplimiento previo y la reincidencia. Una pyme que nunca ha tenido problemas y corrige el fallo en el acto suele quedarse en el tramo mínimo; una empresa reincidente con varios trabajadores afectados puede acabar en el máximo, y si el expediente se abre por cada centro de trabajo o por cada procedimiento sancionador distinto, el importe se puede multiplicar.
| Grado de la infracción | Importe de la multa |
|---|---|
| Mínimo | 751 € a 1.500 € |
| Medio | 1.501 € a 3.750 € |
| Máximo | 3.751 € a 7.500 € |
Estas cifras corresponden a una única infracción grave. En la práctica, la falta de registro de jornada rara vez llega sola: suele descubrirse durante una inspección motivada por otra causa (una denuncia por horas extra no pagadas, un accidente laboral, una discrepancia con la Seguridad Social), y ahí el registro incompleto se suma como una infracción adicional al expediente, no como sustituto de las demás.
Por qué la Inspección de Trabajo llega a este punto
En la mayoría de los casos que gestionan las asesorías, el registro de jornada no falla por falta de voluntad, sino por falta de sistema. Una empresa de doce empleados puede empezar con buena intención un Excel compartido, pero en cuanto alguien se olvida de rellenarlo dos días seguidos, o cambia de turno sin avisar, el documento deja de ser fiable. Y un registro que no refleja la realidad es, a efectos legales, casi como no tener registro.
Las señales de que el registro actual no aguantaría una inspección
- Se rellena a posteriori, a final de semana o de mes, en lugar de en el momento del fichaje.
- No distingue horas ordinarias de horas extra, ni permite calcular cuántas se han hecho en el mes.
- Vive en un archivo local que nadie más puede consultar ni exportar en el momento.
- No se conserva el histórico completo: la ley exige guardarlo cuatro años.
- Cambia de formato según quién lo lleve esa semana, así que no hay un criterio único.
Este es exactamente el tipo de tarea repetitiva que un empleado IA gestionado puede sostener sin fricción: registra la jornada de forma consistente, calcula automáticamente las horas extra y mantiene el histórico accesible para cuando haga falta, sin que dependa de que una persona se acuerde de rellenarlo cada día.
Cómo evitar la sanción sin depender de un proceso manual
Cumplir con el registro de jornada no exige comprar el software más caro del mercado. Exige que el sistema elegido —sea papel, hoja de cálculo o aplicación— se use todos los días, sin excepciones, y que alguien revise periódicamente que los datos son coherentes con los turnos reales y con las nóminas.
- Fija un único medio de registro para toda la plantilla, documentado por escrito, tal y como exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
- Automatiza el cálculo de horas ordinarias y extra en el mismo momento del fichaje, no al cierre del mes.
- Guarda el histórico de forma que puedas entregarlo a un inspector en el momento, no reconstruirlo de memoria.
- Revisa cada mes que el registro cuadra con las nóminas y con las cotizaciones a la Seguridad Social.
- Si tienes varios centros de trabajo o turnos rotativos, centraliza el registro en un único sistema en lugar de uno por delegación.
Si además el registro se conecta con la nómina y con la facturación de horas a proyectos, el ahorro deja de ser solo evitar una multa: es tiempo administrativo que se recupera cada mes. Puedes calcular ese coste con nuestra herramienta de coste de empleado, que compara lo que cuesta llevarlo manualmente frente a automatizarlo.
Qué pasa si ya has recibido un requerimiento de la Inspección
Un requerimiento previo no es todavía una sanción: es una advertencia con plazo para corregir el incumplimiento. Ignorarlo, o corregirlo solo sobre el papel sin cambiar el sistema real de registro, es lo que suele acabar convirtiendo un aviso en una infracción firme. Si has recibido uno, lo prioritario es implantar de inmediato un sistema de registro fiable y conservar evidencia de que se ha corregido antes de la siguiente visita.
Para valorar rápidamente en qué punto está tu empresa y qué automatizar primero —registro de jornada incluido—, puedes empezar por un diagnóstico gratuito o revisar cómo elegir qué automatizar primero en tu empresa.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el registro de jornada digital en 2026?
No, todavía no. El Real Decreto que exigiría un sistema exclusivamente digital sigue en trámite tras el dictamen crítico del Consejo de Estado de marzo de 2026, y su aprobación se ha retrasado a septiembre de 2026. Lo que ya es obligatorio desde 2019 es registrar la jornada diaria por cualquier medio fiable, incluido el papel o una hoja de cálculo bien mantenida.
¿Cuánto puede costar la multa por no llevar registro de jornada?
Entre 751 y 7.500 euros por infracción, según el artículo 40.1.a de la LISOS, dependiendo del grado que aplique el inspector en función de la gravedad, la reincidencia y el número de trabajadores afectados. Si se abren varios procedimientos o afecta a varios centros de trabajo, el importe total puede ser mayor.
¿Quién puede pedirme el registro de jornada?
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social, los propios trabajadores y sus representantes legales. La empresa debe poder entregarlo en el momento, no reconstruirlo después de la visita, y conservarlo durante cuatro años.
¿Un Excel es suficiente para cumplir con el registro de jornada?
Puede serlo, siempre que se rellene a diario, sea coherente con los turnos reales y se conserve correctamente. El problema no es el formato sino la disciplina: en la práctica, los registros manuales fallan cuando alguien se olvida de actualizarlos o cuando no se revisan contra las nóminas.
¿La sanción por registro de jornada se puede acumular con otras multas?
Sí. Es habitual que la falta de registro se detecte durante una inspección abierta por otro motivo, como una denuncia por horas extra no abonadas. En ese caso, la sanción por registro de jornada se suma como infracción adicional al expediente, no sustituye a las demás.
¿Qué pasa si tengo trabajadores con jornada flexible o teletrabajo?
La flexibilidad horaria no exime del registro: la ley exige constancia del inicio y fin de cada jornada aunque el horario no sea fijo. En teletrabajo, el registro debe reflejar igualmente las horas reales trabajadas, no solo la jornada teórica pactada en el contrato.