Registro de jornada con geolocalización: la ley en 2026

Qué obliga realmente el registro de jornada

Desde que el Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, todas las empresas españolas están obligadas a registrar diariamente la hora de inicio y la hora de fin de la jornada de cada persona trabajadora, con independencia de su categoría o tipo de contrato. El registro obligatorio es desde el 12 de mayo de 2019, y los datos deben conservarse durante cuatro años y estar a disposición de la persona trabajadora, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Fíjate en lo que exige la norma: la hora de inicio y fin de la jornada. No exige, en ningún momento, conocer dónde está la persona durante toda su jornada laboral. Esta distinción es la clave de todo lo que viene después, y ya la tratamos desde otro ángulo al hablar de las sanciones de la Inspección de Trabajo por registro de jornada.

Por qué la geolocalización entra en el debate con plantillas móviles

Para una empresa con empleados que trabajan siempre en el mismo centro, el registro de jornada se resuelve con un fichaje por tarjeta, huella o aplicación en un punto fijo. El problema aparece con plantillas que empiezan y terminan su jornada en ubicaciones distintas cada día: un técnico que va de cliente en cliente, un comercial de zona o un equipo de obra que rota entre proyectos.

Ahí surge la idea de usar la geolocalización del móvil corporativo como prueba de fichaje: si el trabajador marca su entrada desde el GPS de la obra, queda constancia de la hora y del lugar a la vez. Es una solución operativamente atractiva, pero precisamente por capturar ubicación entra de lleno en el terreno del RGPD y la LOPDGDD, no solo en el del derecho laboral.

Qué dice la AEPD: el principio de proporcionalidad manda

La Agencia Española de Protección de Datos aborda este tipo de tratamientos en su guía La protección de datos en las relaciones laborales, donde recomienda usar, para el registro obligatorio de jornada, "el sistema menos invasivo posible" para la intimidad de las personas trabajadoras. Ese criterio de proporcionalidad es el que aplica directamente a la geolocalización.

Trasladado a la práctica, esto se traduce en varias condiciones que una empresa debe cumplir si quiere usar el GPS para el fichaje:

• La ubicación solo puede capturarse en el momento exacto del fichaje de entrada y de salida, nunca de forma continua durante la jornada.
• La finalidad declarada debe ser exclusivamente acreditar el cumplimiento del registro de jornada, no controlar los desplazamientos del trabajador.
• La persona trabajadora debe estar informada, de forma previa, expresa y por escrito, de qué se geolocaliza, cuándo, dónde se almacena y quién tiene acceso.
• El tratamiento debe limitarse a la jornada laboral: fuera de horario, la geolocalización no tiene amparo ni finalidad legítima.
• Debe existir una base jurídica suficiente (normalmente el cumplimiento de una obligación legal, el propio registro de jornada) y no basta con el mero consentimiento tácito.

Este mismo criterio de proporcionalidad es el que aplica la AEPD en su guía sobre control de presencia mediante sistemas biométricos, que aunque está pensada para huella o reconocimiento facial, comparte la misma lógica de fondo: cualquier dato especialmente sensible para fichar debe limitarse a lo estrictamente necesario.

Lo que no es legal: convertir el fichaje en vigilancia continua

El error más habitual al implantar geolocalización para fichar es pedir, o configurar por defecto, un seguimiento continuo de la ubicación durante toda la jornada en lugar de capturarla solo en dos momentos puntuales. Esto convierte una herramienta de registro horario en un sistema de control de movimientos, que requiere una justificación mucho más estricta y, en la mayoría de los casos para plantillas móviles ordinarias, no estaría amparado.

Tampoco es legal mantener la geolocalización activa fuera del horario laboral, usar los datos de ubicación para fines distintos al registro de jornada (por ejemplo, evaluar el rendimiento comercial) sin informar de ello expresamente, ni imponer la app de geolocalización sin ofrecer ninguna alternativa cuando existan medios razonablemente menos invasivos para el mismo puesto.

Cómo montar un sistema de fichaje con geolocalización que sí cumpla

Si tu empresa tiene plantilla móvil y necesita resolver el registro de jornada de forma fiable, estos son los elementos que debería tener el sistema para mantenerse dentro de la legalidad:

• Captura de ubicación limitada a los eventos de fichaje (entrada/salida/pausas), nunca en segundo plano de forma continua.
• Política de privacidad específica, firmada o aceptada por cada trabajador, que explique con claridad el tratamiento.
• Registro consultable por el propio trabajador en cualquier momento, no solo accesible para la empresa.
• Conservación de los datos limitada a los cuatro años que exige la normativa de registro de jornada, sin plazos superiores 'por si acaso'.
• Integración con la nómina y los partes de trabajo, para que el dato de fichaje no se quede aislado en una app y tenga que copiarse a mano a otro sistema.

Ese último punto es donde muchas empresas pierden más tiempo del necesario: tienen el fichaje resuelto, pero los datos no viajan automáticamente a nóminas o a los partes de trabajo. Ya explicamos cómo resolverlo al hablar de cómo automatizar el traspaso de partes de trabajo a nóminas.

Qué pasa si la Inspección de Trabajo revisa tu sistema

La Inspección de Trabajo puede requerir el registro de jornada en cualquier momento, y un sistema mal configurado genera dos riesgos distintos a la vez: una sanción laboral por un registro poco fiable o incompleto, y una posible sanción de protección de datos si el tratamiento de la geolocalización no cumple el principio de proporcionalidad. Tratamos los riesgos del primer tipo con detalle en registro de jornada: sanciones de la Inspección de Trabajo, y los del segundo en sanciones RGPD en la gestión de datos de clientes, cuyos criterios de proporcionalidad y finalidad son extrapolables a los datos de empleados.

Para plantillas que combinan trabajo en remoto con visitas a cliente, conviene además revisar nuestra guía sobre el registro de jornada para trabajo en remoto, porque las reglas de proporcionalidad se aplican de forma parecida cuando no hay un centro de trabajo físico de referencia.