Las sanciones de la Inspección de Trabajo por no llevar bien el registro de jornada son uno de los motivos de multa más frecuentes para las pymes españolas: el tiempo de trabajo concentra buena parte de las infracciones que detectan los inspectores cada año, y la cifra no deja de crecer. Si tu empresa todavía ficha en papel, en una hoja de Excel que cualquiera puede editar, o directamente no lleva ningún registro, conviene que sepas exactamente a qué te expones antes de que llegue una visita o una denuncia.
En este artículo repasamos qué dice la ley sobre el registro de jornada, qué considera la Inspección una infracción grave, cuánto puede costarte en euros y qué cambios normativos están en marcha para 2026 y 2027. También te contamos cómo automatizar este control para que deje de ser un riesgo y pase a ser un dato más que se genera solo.
Qué obliga la ley sobre el registro de jornada
Desde la reforma del Estatuto de los Trabajadores de 2019 (Real Decreto-ley 8/2019), todas las empresas españolas están obligadas a llevar un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, con independencia de su tamaño o sector. El registro debe reflejar la hora exacta de inicio y fin de la jornada, y la empresa tiene que conservarlo durante cuatro años y ponerlo a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo cuando lo requieran.
No basta con anotar el total de horas trabajadas al final del día: la doctrina de la Inspección exige un registro horario real, verificable y no manipulable a posteriori. Si además tu empresa tiene trabajadores a jornada parcial, el control es todavía más estricto, porque a esa obligación se suma el registro de jornada y control horario, que no son lo mismo aunque se confundan a menudo.
El sistema puede ser en papel, digital o mixto, pero en la práctica un registro en papel o en una hoja de cálculo editable cada vez convence menos a los inspectores, porque no garantiza que los datos no se hayan alterado después. Cuantas más incidencias detecta la Inspección con este tipo de registros, más exige sistemas que dejen trazabilidad real.
Qué considera infracción grave la Inspección de Trabajo
El artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, Real Decreto Legislativo 5/2000) tipifica como infracción grave la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, horas extraordinarias, descansos, vacaciones, permisos y, expresamente, registro de jornada. En la práctica, la Inspección suele levantar acta por alguno de estos motivos:
- No llevar ningún registro de jornada, o llevarlo solo de forma parcial.
- Llevar un registro que no refleja la hora real de entrada y salida (por ejemplo, un cómputo mensual de horas sin desglose diario).
- No conservar los registros el tiempo mínimo exigido o no poder aportarlos cuando se solicitan.
- No haber consultado con la representación legal de los trabajadores el sistema de registro implantado, cuando existe esa representación.
- Superar los límites de jornada o de horas extraordinarias que el propio registro debería estar controlando.
Estas mismas infracciones suelen aparecer junto a otras revisiones documentales: la Inspección aprovecha muchas visitas para revisar a la vez el libro de visitas de la Inspección de Trabajo, así que no llevar uno correctamente al día suele multiplicar el número de incidencias detectadas en la misma actuación.
Importes de las sanciones por registro de jornada
Al tratarse de una infracción grave, el artículo 40.1.b de la LISOS establece las siguientes cuantías, graduadas según la gravedad de los hechos, el número de trabajadores afectados y la intencionalidad:
| Grado de la infracción | Importe de la sanción |
|---|---|
| Grado mínimo | 751 € a 1.500 € |
| Grado medio | 1.501 € a 3.750 € |
| Grado máximo | 3.751 € a 7.500 € |
Es decir, una sola acta por incumplir el registro de jornada puede costar entre 751 y 7.500 euros por infracción, según cómo la gradúe el inspector actuante. La graduación no es arbitraria: la propia LISOS obliga a valorar la negligencia o intencionalidad del sujeto infractor, el número de trabajadores afectados, el perjuicio causado y la cifra de negocio de la empresa.
A esto hay que sumar un dato relevante sobre el contexto: el tiempo de trabajo y el registro horario son, año tras año, uno de los motivos de infracción más habituales detectados por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, muy por delante de otras materias laborales. No es una norma que se aplique de forma testimonial: es una de las líneas de actuación prioritarias del Plan Estratégico de la ITSS.
El cambio que viene: sanción por cada trabajador afectado
A fecha de esta publicación, el Gobierno tiene en tramitación una reforma del registro de jornada que plantea un cambio importante en el régimen sancionador: que la multa se aplique por cada persona trabajadora afectada, y no como una única sanción por empresa. Si esta reforma sale adelante tal y como se ha planteado, un mismo incumplimiento detectado en una plantilla de 20 personas podría generar, en teoría, 20 sanciones en lugar de una sola.
Esta reforma, ligada al debate más amplio sobre la reducción de la jornada laboral, todavía no ha completado su tramitación ni ha sido publicada en el BOE, así que el régimen vigente hoy sigue siendo el de la tabla anterior. Pero es un aviso claro de hacia dónde va la normativa: cuantos más trabajadores tenga tu empresa, más caro te puede salir mañana no tener un registro sólido, y más rentable resulta resolverlo ahora.
Cómo evitar la sanción sin fichar a mano cada día
La forma más habitual de acabar con una sanción no es la mala fe, sino la dejadez operativa: el registro existe, pero está en una hoja de Excel que nadie revisa, con huecos los días que alguien se olvida de rellenarla, o con horas redondeadas que no coinciden con la actividad real. Cuando ese registro tiene que salir a relucir ante un inspector, las inconsistencias son las que generan el acta.
La alternativa realista para una pyme no es contratar a alguien más para vigilar el registro, sino automatizarlo: que el fichaje se capture de forma digital, se consolide solo, se avise automáticamente si falta un registro y quede almacenado de forma que no se pueda alterar a posteriori. Es exactamente el tipo de tarea que puede asumir un empleado IA de backoffice, que se encarga de este tipo de controles administrativos recurrentes sin que nadie tenga que estar pendiente cada día.
Si quieres saber cuánto te está costando ahora mismo mantener este tipo de tareas administrativas a mano, puedes calcularlo con nuestra calculadora de coste de un empleado administrativo, y comparar ese coste con el de automatizar el control horario y otras tareas de backoffice de una sola vez.
Preguntas frecuentes
¿Qué empresas están obligadas a llevar registro de jornada?
Todas, sin excepción de tamaño ni sector: autónomos con trabajadores a su cargo, pymes y grandes empresas. La obligación afecta a toda persona trabajadora por cuenta ajena, incluidos los contratos a tiempo parcial y los que trabajan en remoto.
¿Puedo llevar el registro de jornada en una hoja de Excel?
La ley no lo prohíbe expresamente, pero la Inspección de Trabajo desconfía de los registros que se pueden editar libremente después de anotarse, porque no garantizan la veracidad del dato. Un sistema digital con trazabilidad reduce mucho el riesgo de que un registro en Excel se considere insuficiente.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de jornada?
Cuatro años, según el Estatuto de los Trabajadores. La empresa debe poder aportarlos si se los solicita la Inspección, un trabajador o su representación legal en cualquier momento dentro de ese plazo.
¿La sanción se aplica una vez por empresa o por cada trabajador?
Actualmente, la sanción se impone como infracción grave por el hecho detectado, dentro del rango de 751 a 7.500 euros, valorando el número de afectados para graduarla. Hay una reforma en tramitación que plantea aplicarla por cada trabajador afectado, pero todavía no está en vigor.
¿Qué pasa si no tengo representación legal de los trabajadores?
Si tu empresa no tiene comité de empresa ni delegados de personal, no existe la obligación de negociar el sistema de registro con ellos, pero sigue existiendo la obligación de llevar el registro y de que sea fiable y esté disponible ante cualquier requerimiento.
¿Puede la Inspección de Trabajo pedir el registro sin previo aviso?
Sí. Las actuaciones de la Inspección pueden ser presenciales o por comprobación de documentos, y en ambos casos puede requerir el registro de jornada de forma inmediata. No tenerlo listo y accesible en el momento de la petición ya es, en sí mismo, un motivo de infracción.